Durante demasiado tiempo, en muchas organizaciones la contabilidad ha sido considerada una función administrativa necesaria, pero secundaria.
Una obligación que hay que cumplir.
Un departamento que registra facturas, prepara impuestos, concilia bancos y cierra los ejercicios.
Un coste que, siempre que sea posible, hay que mantener bajo control.
Sin embargo, esta visión resulta cada vez menos adecuada para la realidad empresarial actual.
La contabilidad no debería ocupar uno de los últimos peldaños de la estructura empresarial.
La contabilidad es mucho más que registrar operaciones.
Es la función que registra, valida, concilia, depura, documenta y proporciona trazabilidad a las operaciones económicas de una empresa.
Y existe una cuestión fundamental que deberíamos recordar:
Antes de analizar un número, alguien tuvo que asegurarse de que ese número fuera correcto.
Ese trabajo, muchas veces invisible para la dirección y para el resto de la organización, es precisamente el que permite que los estados financieros sean útiles y que las decisiones empresariales se apoyen en información fiable.
La contabilidad sigue ocupando un lugar secundario en muchas empresas
En algunas organizaciones todavía existe la percepción de que la contabilidad es algo que ocurre después de que el negocio haya hecho su trabajo.
Primero se vende.
Primero se compra.
Primero se contrata.
Primero se paga.
Primero se firma.
Y después se informa al departamento contable.
Pero este planteamiento genera un problema.
La contabilidad no puede controlar aquello que la organización no le comunica, no le documenta o le entrega fuera de plazo.
Cuando una operación llega al departamento contable tarde, incompleta o sin la documentación necesaria, la capacidad de control disminuye.
Y cuanto más compleja es una empresa, mayor es el riesgo.
Una empresa puede facturar millones de euros y, al mismo tiempo, presentar importantes debilidades en sus sistemas de control.
Puede desconocer con precisión qué clientes tienen saldos pendientes.
Puede mantener partidas contables antiguas sin depurar.
Puede tener conciliaciones bancarias pendientes.
Puede acumular facturas sin registrar.
Puede tener inventarios cuyo saldo contable no está suficientemente respaldado por controles físicos.
Puede presentar estados financieros en los que existen cuentas que nadie ha revisado con profundidad durante meses.
Y todo ello puede permanecer oculto mientras la empresa sigue creciendo.
Antes de analizar los números, hay que asegurarse de que sean correctos
Esta es probablemente una de las cuestiones más importantes de la función contable.
La dirección puede solicitar información sobre la rentabilidad de un negocio.
Puede preguntar cuál es el margen de una determinada actividad.
Puede querer conocer la deuda de la empresa, la evolución de los gastos o la rentabilidad de cada línea de negocio.
Pero todas esas preguntas parten de una premisa: que los datos utilizados para responderlas son fiables.
Si los datos de origen son incorrectos, incompletos o están mal clasificados, el análisis posterior también estará condicionado.
Por eso, la contabilidad tiene una función previa al análisis financiero.
Primero hay que garantizar la calidad de la información.
Después se puede analizar.
Y finalmente se puede decidir.
La secuencia debería ser:
Operación → documentación → registro → conciliación → revisión → información → análisis → decisión.
Si alguno de los primeros pasos falla, los siguientes pueden quedar comprometidos.
¿Qué ocurre cuando la contabilidad no funciona correctamente?
Los problemas contables rara vez aparecen todos de golpe.
Normalmente comienzan con pequeñas incidencias que se van acumulando.
Una factura que no llega.
Una conciliación que se deja para el mes siguiente.
Un saldo de cliente que nadie revisa.
Una cuenta que lleva meses pendiente de identificar.
Una diferencia de inventario que no se investiga.
Una operación que se comunica al departamento contable cuando ya ha producido sus efectos.
El problema es que las pequeñas incidencias contables pueden convertirse en problemas financieros, fiscales y de gestión.
Facturas y documentación sin controlar
Una contabilidad fiable necesita documentación suficiente.
No basta con saber que una operación ocurrió.
Es necesario poder identificarla, justificarla y reconstruirla.
La ausencia de documentación adecuada dificulta la contabilización, la revisión posterior y, en determinados casos, la defensa de la operación ante terceros o ante una comprobación.
Bancos y cuentas sin conciliar
La conciliación bancaria es una de las tareas más básicas del control contable.
Pero precisamente por ser una tarea recurrente puede terminar infravalorándose.
Una cuenta bancaria no debería limitarse a mostrar un saldo.
La conciliación permite comprobar que los movimientos registrados en contabilidad coinciden con la realidad bancaria y ayuda a detectar errores, duplicidades, movimientos pendientes o operaciones que necesitan explicación.
Saldos contables que nadie puede explicar
Una cuenta contable no debería convertirse en un almacén de operaciones pendientes.
Cuando un saldo permanece durante meses sin que nadie pueda explicar exactamente su composición, se pierde una parte importante del valor de la información financiera.
El objetivo del cierre contable no debería ser simplemente conseguir que el balance cuadre.
Un balance puede cuadrar y, sin embargo, contener saldos que deberían haber sido revisados.
El verdadero objetivo es que las cifras puedan explicarse.
Inventarios sin soporte suficiente
El inventario constituye una de las áreas donde la conexión entre contabilidad y realidad empresarial resulta especialmente evidente.
El sistema contable puede mostrar una cifra determinada.
Pero la dirección necesita saber si esa cifra representa realmente los bienes existentes, si están correctamente valorados y si existen diferencias que deban investigarse.
La contabilidad necesita información procedente de las operaciones reales de la empresa.
Cierres contables retrasados
Un cierre contable no debería entenderse únicamente como una obligación administrativa.
Es el proceso mediante el cual la empresa transforma miles de operaciones individuales en información que permite conocer su situación económica y financiera.
Si el cierre llega demasiado tarde, la información pierde parte de su utilidad para la toma de decisiones.
La información financiera tiene valor cuando llega a tiempo y cuando es fiable.
La contabilidad también es un sistema de control interno
Hablar de contabilidad es hablar también de control interno.
Una buena estructura contable ayuda a responder preguntas fundamentales:
- ¿Quién autorizó una operación?
- ¿Qué documentación la respalda?
- ¿Cuándo se produjo?
- ¿Cómo se registró?
- ¿Quién la revisó?
- ¿Dónde está reflejada?
- ¿Por qué existe ese saldo?
- ¿Qué diferencia existe entre la información contable y la realidad?
- ¿Qué operaciones están pendientes de regularización?
Por eso, la contabilidad debe estar conectada con el resto de la organización.
Compras.
Ventas.
Tesorería.
Recursos humanos.
Almacén.
Dirección.
Departamento fiscal.
Departamento financiero.
Todas estas áreas generan información que termina teniendo consecuencias contables.
Por tanto, la calidad de la contabilidad depende también de la calidad de la información que recibe.
La responsabilidad no es únicamente del departamento contable
Defender la importancia de la contabilidad no significa trasladar toda la responsabilidad al contador.
Al contrario.
Una buena estructura contable requiere la participación de toda la organización.
La empresa debe proporcionar información
El departamento contable necesita recibir documentación completa y en plazo.
Necesita conocer las operaciones relevantes antes de que se conviertan en un problema.
Necesita que las distintas áreas comuniquen correctamente las operaciones realizadas.
No tiene sentido exigir un cierre rápido si la documentación necesaria llega tarde.
Tampoco tiene sentido exigir información financiera precisa cuando las operaciones no han sido correctamente comunicadas.
No se puede exigir control sobre una información que no se proporciona adecuadamente.
La dirección tiene, por tanto, un papel fundamental.
Debe establecer procedimientos.
Debe definir responsabilidades.
Debe exigir el cumplimiento de los circuitos internos.
Debe proporcionar herramientas.
Y debe entender que el departamento contable no es simplemente el lugar donde se introducen facturas.
Tecnología, fiscalidad y trazabilidad: una nueva realidad para la contabilidad
El entorno empresarial está cambiando.
La digitalización de los procesos, la facturación electrónica, la automatización, los cruces de información, la trazabilidad de las operaciones y la evolución constante de la normativa fiscal están aumentando las exigencias sobre los sistemas de información de las empresas.
Esto tiene una consecuencia importante: cada vez resulta más difícil mantener una estructura contable basada en procesos improvisados.
La información debe ser más rápida.
Pero también debe ser más consistente.
Debe existir trazabilidad.
Debe existir documentación.
Debe poder identificarse el origen de los datos.
Y deben existir procedimientos que permitan detectar errores antes de que se conviertan en problemas.
La tecnología puede ayudar enormemente.
Pero la tecnología no sustituye al control.
Un software puede automatizar un proceso incorrecto.
Puede registrar automáticamente información incompleta.
Puede generar informes muy sofisticados a partir de datos que no han sido correctamente depurados.
Por eso, la digitalización de la contabilidad debe ir acompañada de procedimientos, revisión y criterio profesional.
El verdadero coste de una mala estructura contable
Cuando una empresa analiza sus costes, es habitual que observe cuánto cuesta mantener un departamento contable.
Salarios.
Software.
Asesoramiento externo.
Formación.
Herramientas.
Personal administrativo.
Pero existe otra pregunta que debería hacerse:
¿Cuánto puede costar una contabilidad deficiente?
Los costes pueden aparecer de muchas formas.
Errores fiscales.
Retrasos en los cierres.
Información financiera poco fiable.
Decisiones empresariales basadas en datos incorrectos.
Problemas de tesorería.
Clientes pendientes de cobro que no se gestionan adecuadamente.
Errores en inventarios.
Saldos antiguos sin depurar.
Duplicidades.
Operaciones mal documentadas.
Dificultades durante una auditoría o una comprobación.
Tiempo perdido buscando documentación.
Y, quizá uno de los costes menos visibles, la pérdida de confianza en la información financiera de la empresa.
Cuando la dirección deja de confiar en los números, la capacidad de gestión se deteriora.
Una buena contabilidad permite tomar mejores decisiones
La contabilidad no debería limitarse a explicar el pasado.
Una contabilidad bien organizada puede proporcionar información fundamental para gestionar el presente y planificar el futuro.
Permite conocer la evolución de los ingresos.
Analizar los costes.
Controlar los márgenes.
Identificar desviaciones.
Supervisar la tesorería.
Analizar la deuda.
Controlar los saldos de clientes y proveedores.
Comparar períodos.
Detectar problemas.
Y proporcionar información para tomar decisiones empresariales.
Pero para llegar hasta ahí hay que hacer primero un trabajo que muchas veces no se ve.
Hay que revisar.
Conciliar.
Depurar.
Documentar.
Clasificar.
Investigar.
Corregir.
Cerrar.
Y volver a revisar.
Cuando todo funciona correctamente, ese trabajo puede pasar completamente desapercibido.
Y precisamente ahí está una de las paradojas de la contabilidad.
Cuando la contabilidad funciona bien, parece que no está pasando nada.
Los impuestos se presentan.
Los bancos cuadran.
Los saldos pueden explicarse.
Los inventarios tienen soporte.
Las facturas están registradas.
Los estados financieros llegan a tiempo.
La dirección puede preguntar y obtener respuestas.
Los números tienen sentido.
Parece sencillo.
Pero detrás de esa aparente sencillez existe una enorme cantidad de trabajo profesional.
Es momento de volver a poner la contabilidad en el lugar que merece
Una empresa puede tener un excelente equipo comercial.
Puede tener un producto extraordinario.
Puede tener una estrategia de marketing brillante.
Puede crecer rápidamente.
Puede aumentar sus ventas.
Todo eso es importante.
Pero el crecimiento empresarial sin control también puede aumentar los riesgos.
Vender es indispensable. Pero vender sin control puede hacer crecer también los problemas.
Cuanto mayor es una empresa, mayor suele ser la cantidad de operaciones que necesita controlar.
Más clientes.
Más proveedores.
Más empleados.
Más bancos.
Más contratos.
Más obligaciones.
Más operaciones.
Más información.
Por eso, el crecimiento debería ir acompañado de una evolución de los sistemas de control.
No tiene sentido que una empresa multiplique su volumen de negocio mientras mantiene procedimientos contables diseñados para una empresa mucho más pequeña.
La estructura debe crecer junto con el negocio.
La contabilidad como inversión y no como simple coste
Quizás necesitamos cambiar la forma en la que hablamos de la función contable.
En lugar de preguntarnos únicamente: ¿Cuánto cuesta tener una buena estructura contable?
Deberíamos preguntarnos también: ¿Cuánto puede costarnos no tenerla?
Una buena estructura contable requiere recursos.
Requiere profesionales.
Requiere formación.
Requiere tecnología.
Requiere procedimientos.
Requiere tiempo.
Requiere coordinación con el resto de la empresa.
Pero esos recursos no deberían verse únicamente como un gasto.
Son parte de la infraestructura necesaria para que la empresa pueda crecer con información fiable y con capacidad de control.
Una reflexión para empresarios, directivos.
A los empresarios y directivos les dejaría una reflexión:
No esperen a necesitar una información para descubrir que nunca se estableció el procedimiento necesario para obtenerla.
La información contable debe construirse durante todo el proceso empresarial, no únicamente al final del mes o del ejercicio.
Conclusión: ¿cuánto cuesta no tener una buena estructura contable?
La contabilidad no debería ser el último eslabón de la cadena empresarial.
No debería aparecer únicamente cuando hay que presentar impuestos.
No debería ser considerada simplemente una función administrativa.
Y el contador no debería enterarse de determinadas operaciones cuando ya han ocurrido, cuando ya han producido consecuencias o cuando resulta difícil reconstruirlas.
La contabilidad debe formar parte del sistema de control de la empresa.
Porque detrás de cada balance, de cada cuenta de resultados, de cada informe financiero y de cada declaración fiscal existe un trabajo previo que determina la calidad de esa información.
Primero hay que tener buenos datos. Después podemos analizarlos. Y solo entonces podemos tomar decisiones con fundamento.
Por eso, quizá la pregunta que empresarios y directivos deberían hacerse no es cuánto cuesta mantener una buena estructura contable.
La pregunta es otra:
¿Cuánto puede costarnos no tenerla?
La respuesta puede ser mucho más importante que cualquier ahorro conseguido reduciendo recursos destinados a la contabilidad.
Y quizá ha llegado el momento de que todos —empresarios, directivos y profesionales de la contabilidad— volvamos a reconocer algo que nunca debió perderse de vista: una empresa puede crecer por sus ventas, pero necesita control para crecer de forma sostenible.
