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Fin de año… hay que hacer inventario.

Cómo hacer un inventario y reducir costes al máximo.

Hacer inventario es una tarea compleja y pesada, pero es importante porque puede ayudar a la empresa a reducir costes

Pero no solo eso, es que además es obligatorio. 

Así que te damos 6 consejos clave para hacer tu inventario de la manera más fácil. Aprovecha que se acerca el cierre de año y ponte manos a la obra.

¿Qué es el inventario?

El inventario es “el registro de los bienes que pertenecen a una persona natural o jurídica”. Es decir:

Es un documento en el que quedan reflejadas todas las pertenencias de un individuo o una empresa.

Habitualmente, se utiliza dentro de las organizaciones para tomar nota de materias primas, existencias, cantidades, características, etc.

Podemos encontrar diferentes tipos de inventario aunque, principalmente, se diferenciar por su naturaleza o su periodicidad:

  • Naturaleza:
    • Materias primas.
    • Suministros de fábrica.
    • Productos en proceso de fabricación.
    • Productos procesados.
  • Periodicidad:
    • Anual.
    • Periódico o rotativo.
    • Permanente.

Objetivo del inventario

Con la realización del inventario se persigue comparar el volumen de existencias reales que tenemos en almacén con el número que aparece en nuestros libros de cuentas. Esto es lo que se llama: control de stock.

Podrías entender que el inventario es algo único de empresas que tengan productos en un almacén… ¡error!

Cualquier organización que quiera proteger sus activos tiene que realizar un inventario periódico.

Una empresa de servicios también posee un volumen de existencias, por ejemplo: bienes muebles e inmuebles, material de oficina.

En resumen, sea cual sea el tamaño de tu negocio, debes saber cómo hacer un inventario para conocer en todo momento tus activos, mejorar la gestión de compras y así poder ahorrar gastos.

Si sabes cómo hacer un inventario, tu rentabilidad y tus resultados serán mejores. Porque no sólo ahorrarás gastos sino que además obtendrás un resultado mayor con menos inversión.

La gestión del stock tiene un impacto directo sobre el funcionamiento de tu negocio y su rentabilidad. Por eso, es tan importante que lo tengas en cuenta y que pongas los medios necesarios para que todo funcione correctamente

Hacer inventario es una obligación legal.

A nivel contable debemos de hacer inventarios anuales para poder dar una imagen fiel de nuestro patrimonio y de nuestro resultado.

El Libro de Inventario y Cuentas Anualeses un libro de carácter obligatorio para todos los empresarios y que abarca un ejercicio completo. En él figuran: el Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias y Balances de Sumas y Saldos trimestrales.

El inventario y la rotación de stock.

Lo ideal sería que cualquier empresa pudiera conocer su inventario en todo momento, pero esa gestión tiene un coste (en tiempo y dinero) que puede no ser rentable según la actividad o el tamaño de tu negocio.

No es lo mismo el inventario de una promotora que tiene 50 viviendas acabadas, que el de una tienda de ropa con 1.000 referencias.

Por lo que la rotación del stock es otro de los factores claves a la hora de hacer un inventario.

Es decir que la frecuencia de los inventarios dependerá del número de veces que se renuevan los productos o materiales.

Si un activo, como por ejemplo una máquina, no se renueva más que cada varios años, será suficiente con el inventario anual obligatorio por la legislación contable.

Un buen inventario te ahorra gastos.

Ten en cuenta que hacer un inventario supone evitar gastos por compras duplicadas, por conservación o por robos y roturas.

Incluso pagar menos impuestos, porque así te deducirás el  100% del consumo real de materiales y productos. Por eso debes de saber muy bien cómo realizar un inventario, y para ello te doy los siguientes consejos.

6 consejos para hacer un buen inventario.

¿Estás listo para empezar? Presta atención a estos tips y aprende a hacer un inventario paso a paso.

1. Establece un método de conteo acorde a la actividad y a las características de la empresa

Por ejemplo para inventariar los activos de una oficina, se puede hacer por unidades. Pero para un restaurante es mejor usar básculas para pesar comidas y botellas. Así podrás tener un cálculo aproximado con un bajo coste de gestión.

2. Valora correctamente los inventarios

Informatizar la gestión de almacén y controlar el stock, es una gran idea a medio largo plazo.

Un buen programa de control de inventario va a favorecer que tu negocio sea más rentable y eficiente; en consecuencia, podrás dar un mejor servicio a tus clientes.

Elige un software que faciliten la valoración y el control de inventarios permanentes en base a las entradas o salidas, con alertas automatizadas de stock, que sea versátil e independiente del tipo de negocio…

4. Implanta métodos de control

Por ejemplo, que el conteo lo realice personal de otro departamento distinto al del almacén, que se realicen muestreos para realizar recuentos por sorpresa de cara a comprobar la fiabilidad del inventario, contar con mayor frecuencia los activos de mayor valor o mayor rotación, etc.

5. Estandarizar el sistema de inventario físico

Por ejemplo con formatos parcialmente cumplimentados para realizar el recuento, lectores de códigos de barras, etc.

6. Realiza inventarios en fechas concretas

Donde el almacén esté lo más vacío posible y el volumen de entradas y salidas sea bajo.

Aunque sea el último consejo sobre cómo realizar un inventario, es lo primero que tienes que tener en cuenta, porque hacer un buen inventario puede llevar varios días.

¿Por qué utilizar un software de control de stock?

Por último, no queremos dejar de insistir en la importancia de elegir un buen programa de control de stock. Muchas organizaciones siguen utilizando hojas de Excel, pero estos sistemas están obsoletos y son muy inflexibles.

Un programa de control de stock te ayudará a tener un buen control de tus productos y traerá grandes beneficios a tu empresa:

  • Optimiza el uso del almacén.
  • Reduce el tiempo de planificación de tus compras.
  • Automatiza la elaboración de informes.
  • Envía alertas automáticas cuando el stock es bajo.
  • Mejora la comunicación entre el equipo.
  • Permite planear el crecimiento de tu negocio.

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